La misión de la Oficina del Agente de Compras es adquirir los diversos artículos solicitados por los departamentos del Condado y agencias auxiliares en forma diligente y económica de acuerdo con los establecido por la Ley de Compras del Condado del Código de Gobierno Local de Texas (LGC, por sus siglas en inglés) en su Capítulo 262, otras leyes relevantes y las mejores prácticas comerciales.
La principal función del Agente de Compras es la de conseguir bienes y servicios al costo más bajo considerando las condiciones económicas vigentes y los requerimientos del usuario y de acuerdo con los estándares de calidad correspondientes utilizando un método de compra que garantice apertura, equidad e integridad respecto de la comunidad de proveedores y del público en general. Teniendo en cuenta que esta oficina ha sido creada con el propósito de "controlar y equilibrar" las compras del condado, esta oficina procura mantener una comunicación constante y abierta con la comunidad de proveedores y el público en general. Los esfuerzos se realizan siempre con el objetivo de poder trabajar en forma eficiente y económica conforme a las leyes y principios existentes sobre sólidas prácticas comerciales.
Las funciones del Agente de Compras están divididas en varias categorías amplias, cada una de las cuales son tratadas, por lo general, en las "normas y procedimientos" aprobados por el tribunal de comisionados y más específicamente, en los procedimientos y política de orden interno.
Compras informales: Las compras por un valor inferior a $25,000 no exigen un proceso competitivo de licitación. Los precedimientos internos, de hecho, generan un nivel competitivo dados los requerimientos del departamento usuario.
Compras formales: Las compras que exceden un valor de $25,000, por lo general, requieren un proceso competitivo de licitación. El tribunal de comisionados es la autoridad contratante de y la autoridad adjudicataria de bienes que utilizan un proceso competitivo de licitación. El Agente de compras es responsable de la supervisión del proceso y de la presentación de propuestas ante el Tribunal de comisionados. Esta oficina realiza el esfuerzo de diseñar las especificaciones que satisfagan los requerimientos de los usuarios y que concuerden con el espíritu del proceso competitivo licitatorio.
Administración de contratos: El Agente de compras es el administrador de todos los contratos del condado a excepción de aquellos que involucran bienes inmuebles, obras de construcción o de construcción relacionadas con los servicios de ingeniería. Por tanto, los acuerdos contractuales se originan en esta oficina y cuando corresponde, son coordinados con la oficina del fiscal del condado previa presentación ante el tribunal de comisionados. Las órdenes de compra son, por lo general, escritos que autorizan el accionar conforme al acuerdo contractual aprobado. Todos los cambios realizados en un contrato deben ser procesados a través de esta oficina y deben contar con la aprobación del tribunal de comisionados.
Servicios de Compras: Servicios que están relacionados con la función de compra y cuyos informes están a cargo del agente de compras.
Inventario - Esta oficina se encarga de llevar una rendición de cuentas de todos los bienes patrimoniales personales que exceden un valor unitario de $500. Todas las transferencias entrantes o salientes de los departamentos del condado deben ser realizadas a través de esta oficina y aprobadas por el Tribunal de comisionados. Depósito de excedentes - el excedente de bienes reutilizables son guardados por esta oficina y están disponibles para su transferencia a los departamentos del condado.
Venta de excedentes - Esta oficina es responsable por la venta de excedentes de bienes mediante subasta pública o licitaciones selladas. Periódicamente se realiza la venta de bienes confiscados, mediante subasta pública.
Reciclaje - Esta oficina es responsable de la operación de reciclaje para el condado (supervisada por el comité de administración de recursos del condado). Los principales artículos reciclables son el papel, cartón, metal, plásticos. Además, esta oficina patrocina programas de extensión encargados de informar sobre los procesos de reciclaje.