ACERCA DE LA OFICINA DEL AUDITOR

Haga clic aquí para obtener una breve introducción sobre la Oficina del Auditor del Condado de Harris.

El cargo de Auditor del Condado es designado por los Jueces del Distrito Estatal, por un periodo de dos años. El Auditor del Condado es el Director Financiero del Condado de Harris, de la Autoridad de Peajes y del Distrito de Control de Inundaciones del Condado de Harris. El Condado de Harris incluye los departamentos de: Libertad Condicional Juvenil y de Desarrollo de la Comunidad, como también la Autoridad de Peajes. El Auditor es el Funcionario Fiscal del Departamento de Correcciones y Supervisión Comunitaria del Condado de Harris, es auditor de la Autoridad del Puerto de Houston y también se desempeña, por contrato, como auditor interno del Hospital District. La ley estatal estipula el nombramiento, los deberes y la autoridad del Auditor del Condado, en el Código del Gobierno Local (Local Government Code), Capítulo 84. Actualmente hay 174 cargos autorizados en la Oficina del Auditor del Condado.

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DIVISIÓN EJECUTIVA

La división abarca el Auditor del Condado, el Departamento de Administración Ejecutiva y el Departamento de Recursos Humanos/Soporte de Infraestructura.

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Administración Ejecutiva

El Departamento de Administración Ejecutiva es un grupo de apoyo operativo dentro de la Oficina del Auditor del Condado de Harris. El Departamento informa al Asistente Ejecutivo del Auditor del Condado. Presta los siguientes servicios:

Soporte técnico - Analiza y evalúa problemas de software y hardware de PC informados por usuarios finales de la Oficina del Auditor. Los problemas simples se identifican y resuelven mientras que aquellos que requieren un nivel superior de experiencia técnica se dirigen al ITC. Todos los incidentes se registran, siguen e informan mensualmente. Además, proporciona evaluaciones preliminares de nuevos equipos para PC a la Oficina del Auditor y también obtiene "cotizaciones" de nuevos equipos para PC.

Nómina - Realiza las funciones relacionadas con la nómina como verificar e ingresar las hojas de horas trabajadas de los empleados y mantener los registros de horas/asistencia.

PEID - Crea y actualiza el PEID a través de las solicitudes de varios departamentos dentro de la Oficina del Auditor y también la Oficina de Recursos Humanos y Administración de Riesgos. Además, identifica posibles intercalaciones en la base de datos Persona/Entidad (PE), buscando inconsistencias e instalación incorrecta de PEID y hace las correcciones.

Asistencia de Soporte de Infraestructura - Realiza la entrega del correo interno y asiste al Departamento de RRHH/Infraestructura en activos fijos, cambios en el código de seguridad de las puertas, llaves de oficinas, reparaciones/servicios y se encarga de los servicios y mantenimiento de teléfonos y correo de voz.

Recepcionista - Responsable de recibir y entregar el correo, llamados telefónicos, faxes y asignaciones de automóviles del condado como también de recibir y atender a los visitantes de la Oficina del Auditor del Condado de Harris.

Recursos Humanos y Soporte de Infraestructura

El Departamento de Recursos Humanos y Soporte de Infraestructura brinda servicios de asistencia a la Oficina del Auditor en las áreas de Recursos Humanos, Instalaciones, Seguridad y Autoedición. El Departamento también es responsable de coordinar el Almuerzo Anual de Premios a los Servicios, varias actividades de empleados, la publicación del boletín informativo bianual y crear las portadas del Informe Financiero Anual del Condado (CAFR) y el Informe Financiero Popular Anual (PAFR).

Contabilidad financiera

El Departamento de Contabilidad Financiera es responsable de registrar las transacciones financieras del condado y proveer oportunamente informes financieros provisorios y anuales que sean precisos. Mantiene comunicación con otros departamentos del condado y terceros en relación con la información financiera, proyectos de capital y financiación de la deuda asumida por el condado y entidades relacionadas. Contabilidad Financiera también es responsable de llevar los registros del activo fijo del condado. Además, este departamento recibe las solicitudes de cambio del código de cuentas, diseño de informes financieros y cambios organizativos en IFAS.

Las responsabilidades del Departamento incluyen la preparación de los informes financieros anuales y mensuales del condado, la contabilidad de las actividades financieras del peaje del condado y ayudar en la preparación de los documentos de oferta de las ventas de bonos del condado.

Cuentas a Pagar

El Departamento Cuentas a Pagar es responsable de auditar todos los reclamos presentados para el pago. Estos reclamos son para el pago de bienes y servicios comprados por el Condado de Harris, el Distrito de Control de Inundaciones del Condado de Harris, la Junta Juvenil del Condado de Harris y los Departamentos de Correcciones y Supervisión Comunitaria incluyendo contratos de construcción, abogados asignados por el tribunal, jueces especiales, intérpretes, relatores judiciales suplentes, tutelas, todos los utilitarios del condado, viajes del personal del condado, órdenes de compra, contratos a plazo, solicitudes de pago y muchos otros.

Los reclamos son escaneados para retención permanente, datos ingresados, auditados y enviados electrónicamente al departamento correspondiente para que apruebe el pago. Después que los reclamos son aprobados se contabilizan en el libro mayor para anotar la obligación o gasto asociado en los registros financieros del condado. Luego se seleccionan los reclamos para el pago y se hacen los cheques y los informes. Los cheques e informes se revisan para que sean exactos antes de transferir los cheques al Tesorero del Condado de Harris para el pago.

El Departamento Cuentas a Pagar resuelve cuestiones y problemas de proveedores, departamentos de usuarios del Condado de Harris y otros como también muchos proyectos de investigación requeridos para responder solicitudes bajo la Ley de Información Pública.

Subvenciones y Contabilidad de Cuentas a Cobrar

El Departamento de Subvenciones y Contabilidad de Cuentas a Cobrar es responsable de la contabilidad y los informes financieros de subvenciones como también de cobrar, monitorear y realizar el seguimiento de cobros vencidos de subvenciones y ciertas cuentas por cobrar del Condado, incluyendo acuerdos interlocales con otras entidades del gobierno. El departamento también es responsable de informar acerca de todas las cuentas por cobrar del Condado por año fiscal y de incluir las relacionadas con multas, tasas y costos de tribunales. El Departamento mantiene comunicación con otros departamentos del condado y terceros en relación con los programas de subvenciones y los montos adeudados al condado.

El Departamento prepara y archiva los informes sobre el estado de los programas de sbvenciones del condado y asegura el cumplimiento de los informes y otros requisitos establecidos en los contratos y acuerdos de otorgamiento de subvenciones.

El Departamento asegura el cumplimiento de los requisitos contables, contractuales y legales aplicables relacionados con el registro, monitoreo y cobro de los montos adeudados al Condado. Actualmente el Departamento realiza distintos niveles de funciones de cobro y monitoreo para varios departamentos del Condado. El Departamento trabaja para alcanzar el objetivo de centralizar las actividades de facturación y cobro en todo el Condado.

Contabilidad de ingresos

El Departamento de Contabilidad de Ingresos mantiene información financiera para la previsión de ingresos y desembolsos para ayudar en la administración eficaz de los fondos del Condado. Es responsable de los ingresos de los oficiales de tasas, desembolsos y requisitos de informes. Reconcilia regularmente las cuentas bancarias, inversiones y efectivo combinado. Prepara la declaración anual de los recursos estimados disponibles usados por la Oficina de Presupuesto para el presupuesto anual y participa en varios elementos del proceso de adopción de tasas impositivas. Prepara y distribuye los informes de ingresos y el material de referencia para los Directores de Departamento, Oficiales de Tasas y el Tribunal de Comisionados. Cumple los requisitos de análisis/proyecciones de fondos de ingresos especiales, nuevas tarifas propuestas, etc.

Servicios de auditoría

Cumplir las responsabilidades relacionadas con los funcionarios elegidos y nombrados del Condado, entidades externas, organizaciones cuasi gubernamentales, procesos financieros y los saldos de las cuentas del libro mayor. Las responsabilidades son seleccionadas para su inclusión en el plan anual de auditoría basado en la percepción del nivel de riesgo inherente y del control que plantea el departamento o la entidad al Condado. El Departamento de Servicios de Auditoría ha adoptado los estándares profesionales del Instituto de Auditores Internos.

Auditoría de Conformidad

Realiza mensual y trimestralmente los procedimientos de auditoría recurrentes establecidos en los estatutos. El Departamento también ayuda a los departamentos del condado a completar los informes requeridos. Las auditorías se hacen todos los meses para determinar si los recibos se contabilizaron y los fondos cobrados se depositaron correctamente. Las auditorías realizadas trimestralmente analizan en detalle transacciones seleccionadas al azar. La Auditoría de Conformidad se divide en tres secciones:

Auditoría Fiscal - Esta sección es responsable de auditar los informes y las recaudaciones del Asesor-Recaudador de Impuestos. Además de las recaudaciones de impuestos sobre la propiedad, el grupo audita el impuesto a la venta de vehículos motorizados, el impuesto de ocupación de hoteles/moteles y las tarifas de licencia para vender bebidas alcohólicas.

Auditoría de Informes - Realiza auditorías en las recaudaciones de varios funcionarios elegidos y nombrados. Esta sección también realiza auditorías de los activos fijos del Condado, pagos de nóminas y recuentos de efectivo sorpresivos.

Auditoría del Puerto - Esta sección se encuentra y opera fuera del Edificio Ejecutivo de la Autoridad del Puerto de Houston. La Auditoría del Puerto es responsable de auditar y aprobar los reclamos de cuentas a pagar, órdenes de compra, contratos, nóminas y otras transacciones financieras del puerto.

Auditoría de Sueldos

La información de la nómina salarial se origina en cada departamento del Condado. El Departamento de Auditoría de Sueldos verifica y procesa la autorización de la nómina cada período de pago usando información tal como salarios, pago por hora, cambio del estado del empleado, deducciones, etc. guardada en los registros financieros del Condado que lleva el ITC. Los informes de nómina generados por computadora, los registros de deducciones y aportes como también los informes de excepción son revisados por la Auditoría de Sueldos antes de que los fondos sean pagados por el Condado Restitución. La Auditoría de Sueldos también es responsable de preparar los depósitos del impuesto federal de nómina y los informes de nómina. Este Departamento trabaja en forma conjunta con todos los secretarios de nómina del departamento y la Oficina de Recursos Humanos y Administración de Riesgos del Condado para resolver los asuntos relacionados con la nómina.

Sistemas y procedimientos

Sistemas y Procedimientos desarrolla políticas y procedimientos contables a través de un proceso de documentación formal y escrito. Este proceso consiste en la incorporación de estándares, principios y requerimientos establecidos por los estatutos estatales y federales y la profesión contable en varias políticas y procedimientos que abarcan el control sobre los activos del Condado, estandarizar y hacer más eficiente el método de manejo de transacciones, fijar responsabilidad por rendimiento, agilizar la capacitación y brindar una fuente de referencia. Las políticas y procedimientos contables determinados por el Auditor incluyen aquellos que han sido usados por todos los departamentos del Condado y el Distrito de Control de Inundaciones del Condado de Harris (“Manual de procedimientos de contabilidad”), y aquellos usados específicamente en la Oficina del Auditor del Condado de Harris “Manual de operaciones del Auditor,” “Manual de nóminas,” etc.).

Sistemas y Procedimientos también monitorea la legislación, coordina los análisis financieros, prepara los informes sumarios y asegura que las políticas y procedimientos se revisen para reflejar cualquier cambio en el estatuto. Otras responsabilidades incluyen analizar estatutos de otros departamentos de la Oficina del Auditor del Condado de Harris, revisar informes de auditorías, designar y controlar formularios prescritos por el Auditor, coordinar la respuesta del Auditor a las solicitudes de registros públicos, mantener la línea de ayuda de la Oficina del Auditor del Condado de Harris (no relacionada con IFAS), brindar capacitación departamental y manejar proyectos especiales.

Grupo de Auditoría Continua

El foco principal de la Auditoría Continua es brindar garantía de que los controles internos funcionan correctamente dentro del sistema financiero del Condado.  Este grupo utiliza principalmente técnicas automatizadas de auditoría para identificar fallas mediante el monitoreo de los controles individuales y las transacciones con respecto a un conjunto de normas de control de manera más frecuente o continua.  Además, Auditoría Continua complementa las actividades de auditoría que realiza Servicios de Auditoría a través de la asistencia para planificar y efectuar responsabilidades específicas de auditoría.